為什么要開會——會議的底層邏輯

如果你做一個調查，問100個人，他們為什么舉辦會議或者參加會議，我想你得到的答案一定多得讓你找不到感覺。道理很簡單，因為不同個體的不同需求與復雜的會議活動兩個橫豎坐標之間，至少可以組合出幾十種甚至上百種不同的結果。有人說，會議就像一個萬花筒，從不同的視角看，就會有不同的效果，我覺得這話有道理。這是不是說，會議就沒有規律可循，支撐MICE世界的底層邏輯就不存在呢？當然不是。

要弄明白會議的底層邏輯，首先要討論以下兩個問題：

從表面上看，會議相關角色復雜多變，可仔細分析你會發現，在其中發揮核心作用的主要有兩方：組織者和參與者。沒有人組織，沒有機構發起，就不會有會議這回事兒。同理，如果沒有人參加，無論誰來組織，組織者有多大權勢，任何會議都不會出現。組織者、參與者對于會議而言，就像硬幣的正反兩面，缺一不可。

一般而言，會議屬于“機構行為”，與“工作”相關，無論是對于組織者還是參與者都一樣。那么，參與者個體在其中扮演了什么角色？只是一個被動的“機構代表”?這個問題看起來有些多余，其實不然，因為會議底層邏輯的一部分就與此有關。

綜合分析，關于會議的底層邏輯，可以從以下幾個方面來理解：

為什么要舉辦會議？

群體協作是人類社會完成復雜任務時必不可少的途徑，而要想讓一個個充滿生物特性的個體高效協作起來，說服、協調、培訓、激勵等就是必須要做的工作。怎么做這些工作呢？一對一溝通很有用，一對多、多對多的群體互動當然也需要——會議活動就因此派上了用場。當然，隨著社會經濟的不斷進步，人類群體協作的復雜程度越來越高，相互協作的方式也在不斷更新，但會議活動在人類社會中的重要作用卻始終沒有發生根本變化。為什么沒有變呢？因為人類的動物性、社會性需求沒有變，人類社會通過會議活動來提升群體協作效率和質量的基本特性沒有變。

要想讓人類社會高效運轉起來，機構的力量就不可缺少，政府、協會、企業等也就應運而生了。有了這些機構，會議的組織者角色就有了合適的載體。

會議至少可以幫助組織者做好以下兩項工作：

任何一個機構要想很好地完成自己的使命，提升群體協作的質量與效率永遠都是一個不小的挑戰。實際上，機構舉辦的會議活動，絕大多數都與此有關，不管是政府、協會還是企業。

現在回過頭來探討人們為什么參加會議的問題。

就動機而言，組織者舉辦會議是一種明顯的主動行為，因為這跟該機構的使命能否完成以及完成的效果有直接關系。可參與者就不太一樣了，大多數情況下，參與者的角色是相對被動的。在很多會議實踐中，參與者的動機與參與者在會議活動中的主動表現不像組織者那樣清晰可見。造成這一結果的原因有很多，除了角色本身的被動特性之外，還有參與者與組織者之間的互動關系、參與者個人與其所代表的機構之間的關系、參與者個人的工作需求與生活需要之間的關系等因素。綜合來看，各種情況交織在一起之后，參與者在會議中的表現大致會呈現出以下三種狀態：

被動狀態

在多數會議實踐中，參與者都是以被動的方式出現的。這里面可能有這么幾個原因，一是組織者沒有這方面的要求——只要你參與就可以了，別的就別管了；二是一部分參與者把工作當成“糊口”的手段，參加會議是為了完成工作“任務”，應付了事；三是組織者會議策劃的思路比較老套，運作能力也有問題，即便也有一些想讓參與者積極互動的想法，最終也會因為運作能力問題而無法實現。大家都明白，參與者被動，會議的效果就會打折扣，這個結果對誰都沒有好處。從動機層面上講，參與者也不愿意看到會議的效果不好，因為花費同樣的時間和精力，把會議辦出彩，肯定是好事。

主動狀態

一般而言，會議不是只對組織者一方有好處，而且很多時候會議對于參與者所在機構和參與者本人的好處顯而易見，比如參加培訓、觀點分享、社交、開展業務、激勵等方面的活動。因此從動機上說，參與者主動配合、積極參與是完全可能的。不過對于組織者而言，要想讓參與者的積極動機變成現實，需要做到以下幾點：一是讓參與者感覺到自己的地位與組織者是相對平等的；二是讓參與者知道積極參與很有意義；三是得有切實可行的參與方案。

主動被動兼有狀態

更多時候，由于各種因素的相互作用，參與者的心態和行為是主動與被動兼有的：一方面他們會把會議當成“任務”來對待，另一方面又會顯示出把“任務”完成好的積極性。

從以上分析可以看出，無論是為了完成工作“任務”，還是為了達成個人目標，比如提升專業能力、擴大社交圈子、改變社會地位，甚至是為了提高生活質量、增加旅游與文化體驗等，參與者都存在積極參與的潛在動力。從發展趨勢分析，組織者的良好愿望、參與者的潛在動力，加上不斷改善的支持因素——社會進步、經濟發展、科技創新等，正在形成一種合力，推動會議向著對社會經濟發展以及組織者、參與者各方都更有意義的方向發展。

雖然會議活動的方式多種多樣，但組織者的目的并不復雜——提升群體協作的質量和效率，為相關群體提供有價值的服務。 參與者也一樣，別看參會者、參展商、嘉賓、贊助商等的想法可能各不相同，但他們的目的是一致的——爭取在會議平臺的價值交互中為所在機構及參與者個人謀取更大價值。正因為會議滿足的是人類社會的最基本的需求，會議的這種群體交流方式就不會隨著時間的流逝而褪去色彩，而且隨著人類社會協作變得越來越復雜，會議活動也會以更加復雜多樣的方式來積極應對這一變化。