90后會議人，如何策劃一場千萬級的會議

（Simba Events董事長貝拉）

編者按：

2018年8月2-3日，賽諾迅學習型會展組織者交流大會在上海舉行，這是前兩天滬上最大的會展人的集體學習與交流的盛會。本次盛會請到了很多重量級的嘉賓分享行業經驗，探討未來的發展模式。其中，有一個主題很特殊，那就是《90后會議人如何策劃一場千萬級會議》。這個話題的分享者是Simba Events（上海辛巴商務咨詢有限公司）董事長貝拉（Isabella Hsu），據當天分享者說，貝拉的演講結束之后，迅速成了當場的“網紅”。經演講人貝拉以及組織者馬國宜老師同意，將其演講內容首發刊登在會議圈，以饗讀者。

貝拉的演講正文：

早上好各位，相比很多的朋友，我們真的是一窮二白：沒人、沒錢、沒背景，連前臺都沒有。今天我和大家分享的這個題目，應該改成“一窮二白的90后會議人，如何策劃一場千萬級的會議”。我們主要是做論壇的，今天我們講清楚這個問題就好。第一個給大家介紹一下我們的團隊；第二個是關于我們怎么樣做一場商業論壇。

FBIF團隊照片

先看一下我們的團隊，右邊是我們的工作人員和實習生的一張合影。我們的公司2013年成立，我們一年只做一個會議，就是食品和飲料，相比其他的會議公司，我們這一點還是不太一樣的，不會涉及很多的產業。那接下來，我和大家分享一組數據，大家可能會說馬老師為什么要請你來呢，你們的會議是不是賺錢呢，一年一個會議，你們怎么活呢？

FBIF會議增長趨勢

這是我們的FBIF參會人數的增長，大家可能會很關心我們的營收是多少，這個項目從2014年的174萬，到2018年達到的1082萬（會議部分，不包含媒體），明年的1600萬是我們的目標，萬一我們明年做不到，降低了，那明年的分享可以改成“作死的90后，怎么樣把千萬的會議做成百萬的”。

2014年的時候，我們的贊助商只有9家，2018年的時候是93家，我們基本上在前期的時候是不會鼓勵銷售去主動賣贊助的。這一張圖（最后一張表）我不知道大家有沒有注意到一個細節，我們管它叫品牌商的參會比例，因為我們在做商業會議的時候其實有一個指標（品牌商比例），我不知道大家是不是會關注到，就是在這個產業鏈條里面，甲方的品牌是一個很重要的參會群體，比如說開一個石化的會議，像巴斯夫、中石化、埃克森美孚這樣的企業都不來，那你這個會議的質量，可能會有一點令人擔憂。所以在我們做項目的考核上，品牌商的比例是我們非常看重的指標，至少是要保持50%以上。據有關統計表明，中國每年超過500人以上的會議有500萬場，這個數字很大。食品和飲料的話，至少沒有一萬也有上千了，那FBIF怎么樣從這一千場的會議中脫穎而出呢？

FBIF2018

來之前馬老師問了我一個問題，說你們FBIF成功的要素是什么？我回答的是信念、執行力和創造力。創造力和執行力，可能我說完了以后，你們也會有一點失望，大家腦海中的創造力和執行力，可能是關于是不是出奇制勝，你們是不是有特別棒的人才，或者idea也非常的好，有很多的好點子，其實都不是。

因為，我們所謂的創造力的本質其實很簡單，就是發現問題和改進問題。一個會議公司根據職能的不同，我們把它分成這么幾個部門：策劃部，銷售部、市場部、媒體部，以及提供會議體驗服務保障的會務部。一個團隊的合作，單單靠一個部門改進，其實是不太夠的，而是應該每一個部門都做得非常好。在大部分的會議公司，銷售部門就是最大的部門，有一句話叫“沒有不好的產品，只有不好的銷售”，我覺得這真的是一句巨毒的雞湯（笑聲）。我們最重要的一個部門就是策劃部，因為會議現場這么多重量級的嘉賓，他們花三五天飛來飛去，如果你不能提供很有價值的分享的話，那就是浪費錢，更浪費他們的時間，他們明年也不可能再來了。

我們策劃部發現了一些什么問題，做了一些什么改進呢？在做會議策劃的時候，產品這一塊有一個很重要的問題，就是同質化非常的嚴重，并且把會開得非常無趣；還有銷售端又出現了什么樣的問題呢，就是甲方的品牌數比例非常低，客戶的粘性很小；媒體市場部的話，通常一個會議的宣傳內容，就是什么會要開了，來的是什么嘉賓，贊助商有哪一些，缺乏很有深度的內容挖掘，這是我們發現的問題。還有就是會議后勤的問題，設施不能滿足要求，同傳的質量不好，如果你把前面的三個做好了，你就可以賺到錢，賺到錢了，就可以買到更好的服務。

怎樣開發話題？

FBIF部分原創話題

我們先說第一個，關于話題開發的問題，大家可以回想一下，一個公司在做會議產品的時候，你問一下你們的策劃，一年會花多長的時間去搜集信息生成話題，通常的話，一個策劃一年之中要做四個項目，所以留給他策劃的時間是非常的少的，可能一個月就要出議程了，但是在我們這里了話，Simba團隊的策劃組是全年搜集信息，集中精力三個月出議題。別人講什么，我們就講什么，可能你的策劃在電腦上搜一搜，講食品安全這是一個大的問題，反正就是什么熱的話題就追什么，但是我們不是這么做的，在選題的時候，我們就刻意的避開了同質化，我們沒有說食品安全的問題，而是選了三塊大家沒有重視的，關于產品創新、食品的營銷和食品包裝。我們特意的避開了傳統的競爭，也就是想要差異化的去發展。

方向定了以后，怎么樣去選題呢，是看一下全球別人開了什么會，說了一些什么話題，東湊一個西湊一個嗎，不是。

這是我們話題中的一小部分，在Simba的會議上，我們每一個議題，幾乎都是由我們策劃組自己來撰寫，基本上在別的會議上，你是看不到的，這是我們做產品的比較獨特化的一個地方，自己去挖掘，自己去分析，不要讓你的策劃，一年去做三四個項目，這樣子他很累，根本就沒有時間研究整個行業，也寫不出深刻的話題，也吸引不到甲方來參加。

如何邀請嘉賓？

FBIF部分嘉賓

對于會議產品來說，話題很重要，那還有一塊特別重要的，就是有什么樣的人來講你的話題。這個很好理解，比如我說一個新零售的話題，那你說我是請一個普通商店店長來講，還是請阿里巴巴的VP或者是CEO來說呢，那肯定是后者。我們還有很出色的地方就是演講嘉賓的邀請，請嘉賓的話，我不知道大家在策劃會議的時候，會花多少的心思？比如說三只松鼠的創始人，我花了1095天來請他，被拒絕了無數次，想了無數的方法。包括聯合利華的創始人，我們花了五年來攻克，最終也是請到了，所以在請嘉賓的時候，我們是使命必達，我們定了目標，覺得他是一個有價值的嘉賓，我們就會一直跟蹤。包括農夫山泉的鐘總，我花了六年的時間去請他，反正我一輩子都會在這個行業，在有生之年我一定會請到他，2018年的1月份我拜訪到了鐘總，他也給了我一個小的承諾，還是挺有效果的。

嘉賓邀請流程

我的做法是把這五步一步一步做全，基本上一位嘉賓就過來了，你們覺得很精彩的東西，其實背后是一個非常非常枯燥的本質，就好象是我們看大千世界這么多的物質，包羅萬象，其實本質就是一個粒子圍繞著一個粒子年復一年，日復一日的轉，我們請嘉賓就是這么做的。

有趣的會議形式與互動

接下來我想說一下，除了好的話題和形式之外，在現場，你還要有一個好的呈現，有一個好的形式，這樣你的嘉賓在現場就不會枯燥，我們內部的口號“嘉賓參加我們的會議不喝咖啡也不會睡著”。不管這個人是CEO，經理，不管他是20歲，還是40歲，每一個人的心中都藏著一個孩子，我們要尊重人性，不能開成是很教條形式的會議。所以要做很多好玩的。在我們的現場，我們會很明確的告訴嘉賓，你想認識他沒有關系，勇敢的和他說：我很想認識你，我很喜歡你的什么什么。一位職場新人，告訴一幫大佬，看起來很傻很天真，但是其實這是很重要的，我們一直會強調平等溝通，不管你是怎么樣的級別，把這些都放棄，在會上就自在的交流就好。

除了鼓勵大家開放的溝通之外，我們還會做很多其他的策劃，比如說像賽事的策劃，那很多的人可能做著做著就會走到溝里去了，接受贊助，誰給我贊助我就給誰頒獎，含金量高不高也不會去想。我們做賽事的話，第一個會看重評委老師，我們會去全球請最好的設計師，大品牌來做評委。還有包括很多細節的設計，我們每一個細節，都會做的非常的有誠意，我們做包裝的獎項，我們就會認真的做我們的獎杯，所有的獎項都不接受贊助，所有的打分制都是公開透明的，這樣子所有的人會覺得你的獎做的非常的有含金量，才會越做越大。

我們要不斷的去挖掘，會議的話，很容易開的無聊，但是我們可以借鑒展覽的一些優點，比如說昨天Martin分享的C2有很多互動的設計，做的特別的好，還有包括游戲展、動漫展，所以在現場的話我們也會不折手段的做一些好玩的事，比如說做一些品酒會，做一些烘焙，把好玩的搬來我們的現場給大家體驗。

實物展示

下面這一排（上圖）是我們做的實物展示，你去講這個產品怎么怎么好，包裝怎么怎么漂亮，但是很多產品還沒有在中國上市怎么辦呢？那我們就去人肉背回來，或者是找代購買回來，真真切切地擺在他的面前，這樣子他就會有一個實在的體會。做這些都是挺不容易的，這些都是花錢但不一定有直接產出的事，但我們覺得還是很值得的。

怎么請到甲方？

接下來我想說一下我們是怎么請到這么多的甲方的。很多時候，甲方就是不愿意花錢來參會，但是事實上，我覺得這個是可以調整的，我們只做了一個動作，就讓我們銷售部的同事樂意地去請甲方了。在一般的會議公司，你的銷售組看重的是什么，當然是提成了，我們把提成制度和他們的表現緊密結合起來。通常情況下，可能是一個銷售賣的銷售額越多，拿的提成會越高，但是在Simba我們不是這樣子的。最重要的是看他有多大的能力把這個行業重要的甲方品牌請過來，我們是以這個為指標去計算提成的，品牌客戶來了，我們的贊助商也就更容易進來了。這就是我們抓的一個本質，先把最核心的那個問題解決了，后面的就是順其自然的事情了。

說到客戶粘性小，可能很多做過銷售的同事都會有的反饋，一年之中你根本沒有怎么聯絡客戶，等開會的時候，你就想起了他，通知他來開會，開完了會又不見了，第二年再打電話給他。但是我們不是這樣子的，開會就是3天，其他的360多天，你要做什么東西，給他提供一些什么有價值的服務去粘住他呢？

會后報告

這是我們的會后報告，我們會根據論壇上呈現的內容，花上二個月的時間，中英文的全部的把它呈現出來，按照麥肯錫的風格去進行編排，分享給我們的行業嘉賓，甚至是沒有參會的嘉賓，我們也會免費分享，這樣子他們會覺得挺好的，事后也會來看一下。這是我們其中的某一頁，會花二個月的人力，十幾萬費用（全職、兼職、相關供應商）去速記、排版、翻譯，這些事情只有投入，沒有直接的產出，但是我們覺得它很重要，覺得這是對的事情，只要是對的事情，那我們就去做，做完了以后我們就發現整個都對了。

另外一個是我們的社群，很多的客戶在現場會有各種各樣的需求，我們會進行統計，來參加會議的嘉賓，有60%是沖著學習來的，另外的40%是沖著社交來的。我們在會場上，2000多人參加，但是我們只有15個人的小團隊，根本沒有辦法在會上充分的滿足他們的需求，基于這么一個沒有被滿足的需求，我們就開創了我們的社群，現在FBIF有400多個相關的群，行業重要的人，我們都會邀請進去。他們有一些什么需求就可以在群里提問，行業的專家就可以分享各種專業知識，客戶會主動去幫助客戶，并且他們比我們專業，這樣也為我們節省了很多的工作。

FBIF訂閱號內容

另外一方面呢，我們還有一項增值服務就是通過訂閱號、社群持續的分享行業信息，其實我們的出發點就是為了滿足客戶的需求去做的，這么做了以后，我們就會發現，形成了很好的引流的作用，這一點還是蠻好用的，同時，我們還要注重培養我們的團隊的專業化的技能和素質，比如我這里舉出來的這些文章，都是我們公司的同事自己寫的，包括我的合伙人Mote，轉載數也很多，他寫了以后，就有很多的投資人和散戶來加他，說他對這個行業好有見解，是不是可以推薦幾個股票（笑聲），包括企業的同事也一直在引用里面的觀點，所以專業化很重要，雖然我們并不是食品專業出生的，但是一定要培養自己對于這一方面的見解，要把自己往專家型的路徑上走，這樣子才會影響到行業的人，這個是很重要的。

我們的媒體和其他行業媒體來比，我們做得并不出色，但是我們做得比較好的是會站在媒體的角度上去深度挖掘媒體自己的訴求，然后結合優質的嘉賓做好的內容輸出，因為你談媒體伙伴的時候，你不能只是注重發文章，發稿子，而是要站在他的角度，他關心的是什么，比如說他想關注乳品行業的東西，那你就把這個會上所有和乳品相關的專家，嘉賓，包括背后好的故事推薦給他，做優質的內容輸出，這樣子才能影響到更多的人。

我是88年的，不算是真正的90后，但是我們團隊的平均年齡是25.6歲，所以確實是一支90后打造的會議，希望大家可以相互學習，共同把會展行業做得更好，這對大家來說都是非常有幫助的，因為會展行業發展好了，我們就可以吸引到更多人才加入這個行業。

謝謝大家！

演講結束后貝拉被現場嘉賓圍住提問

關于學習型會展組織者交流大會

學習型會展組織者交流大會賽現場

2018年8月2-3日，賽諾迅學習型會展組織者交流大會在上海阿納迪酒店順利舉行。

（左二為馬老師，圖片來自馬老師朋友圈）

賽諾迅學習型會展組織者交流大會是追求精進的會展組織者在收獲經驗、拓展視野、激發動力的學習交流平臺，已經有五年的歷史，一直以創新、聚合、實效吸引多行業決策者參與。據創始人——賽諾迅負責人馬國宜介紹，通過每年一屆的交流大會萃取到能啟迪“學習型會展組織者”在當下最需要的“智慧”,就是這個活動有別于其他會議的地方。