會議的十大要素

它要回答的問題是：為什么要舉辦該會議？它對于組織者、參與者有什么意義？

要點提示：

1)會議的目的與意義

2)會議對于參與者的價值

二、內容：會議參與者從會議當中獲得的有價值信息的總和。

它要回答的問題是：對于不同類型參與者，他們從會議中獲得的有價值的信息是什么？

要點提示：

1)主題、議題、話題等

2)嘉賓、演講人、主持人、觀點分享者等

3)研究報告、數據、論文、視頻、招貼等

4)市場信息、用戶或客戶相關信息等

三、形式：會議價值及內容傳遞給參與者的途徑和方式。

它要回答的問題是：會議參與者如何獲得會議的內容？他們如何得到會議帶給他們的價值？

要點提示：

1)活動：培訓、論壇、圓桌會、討論會、對話、展覽、沙龍、酒會、洽談會、考察等

2)數據文件：論文集、研究報告與數據資料的印刷版或數字版、圖像資料等

四、角色：會議參與的機構、個人及其在會議中發揮作用的方式。

它要回答的問題是：誰是會議的組織者和參與者？它們在會議的價值互動中分別扮演什么角色？

要點提示：

1)主辦、承辦、協辦、支持等

2)參展商、參會者、贊助商、嘉賓等

3)第三方外包服務商、供應商

4)媒體

5)其他

五、時間：會議的節奏、時長、流程等。

它要回答的問題是：會議舉辦的周期、時間節點安排、流程設計等如何？

要點提示：

1)會議舉辦的周期，比如季度會、年會、雙年會等

2)會期

3)會務相關的時間安排：注冊、報到、交通、接送、入住、用餐、離店等

4)日程安排及流程規劃

5)其它需要參與者了解的時間信息

六、地點：會議目的地、會議展開的空間及其場景特征。

它要回答的問題是：會議選擇什么目的地、什么場所舉行？會議場所及舉辦空間有何特點？

要點提示：

1)目的地：國家、城市、區域、會獎旅游綜合體等

2)場所：會議/會展中心、酒店、特色場地等

3)會議及活動空間：宴會廳、會議室、報告廳、圓桌會議廳以及博物館、藝術中心、劇院、咖啡廳、草坪、湖畔等

4)其它需要特殊營造的會議及活動空間

七、活動：會議的主要模塊構成及其特點。

它要回答的問題是：會議主要有哪些活動安排？它們都有何價值？如何參與？

要點提示：

1)活動：歡迎酒會、會前會、領導會見、開幕會議、討論會、茶歇、晚會、頒獎典禮、儀式、考察、分組討論、演出、團建、旅游等

2)會議中的某個環節：開幕秀、抽獎、儀式、互動、調研等

3)活動的價值

4)參與方式

八、運行管理及服務：會議運作管理及服務的模式及其特點。

它要回答的問題是：會議是如何運作管理的？這種運作管理方式的要點是什么？會議的執行及服務采取的是哪種方式，是委托第三方還是由組織者自己來完成？會務組的職責是什么？會議運行管理及服務的效率和質量如何控制？

要點提示：

1)運營管理的主要方式：專業團隊運作、委托第三方專業機構（PCO）

2)執行與服務完成的主要方式：委托目的地管理公司（DMC）模式、專業團隊主導模式等

3)運行管理及服務技術工具：注冊、繳費、管理、互動、服務、流程控制、分享等

4)現場視聽設備及技術：視聽、翻譯、影像、直播、視頻、速記、互動等

5)合作伙伴管理：PCO、DMC、供應商、贊助商等

6)會務組的構成與職責范圍

7)其他相關事宜

九、信息交互與傳播：會議招募信息、交互信息、宣傳信息等的傳遞方式及其特點。

它要回答的問題是：如何讓潛在參與者獲得會議信息？如何與潛在參與者、會議代表形成高效互動？會議傳播的方式及策略？

要點提示：

1)會前：會議的品牌傳播、招募信息傳播

2)會中：組織者與參與者的信息互動、參與者之間的信息互動、會議的品牌傳播、會議內容信息的傳播、參與者群體的自媒體傳播等

3)會后：組織者與參與者的互動、會議的品牌傳播等

十、經費：會議經費的來源、獲取方式、支出原則及要求。

它要回答的問題是：會議經費從哪兒來？如何獲得這些經費？最終獲得的經費數額與會議的效果是何關系？會議開支的原則是什么？有何具體要求？誰來管控和審定會議開支？

要點提示：

1)經費來源的三種主要途徑：財政資金、組織者全額承擔與參與者群體承擔等。參與者群體承擔的具體體現方式主要有：參會費、展覽費、推廣費、贊助費及其它資助等

2)會議開支的原則與策略

3)會后財務報告

4)其它